Privacybeleid

Lees zeker deze informatie door en kijk wat jij kunt doen

Privacy is erg belangrijk. KBC Art wil persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante
manier verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden
verzameld en verwerkt, de verwerkingsmethodiek en wat de rechten van de betrokken aangeslotenen
en begunstigden zijn.

Deel 1: KBC Art verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig

KBC Art is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de
dienstverlening aan de aangesloten leden werkzaam bij de KBC-groep.

Deze privacy verklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) aangeslotenen van KBC Art

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring n.a.v. nieuwe of gewijzigde regelgeving /
verwerkingsprocessen persoonsgegevens kunnen niet worden uitgesloten. De meest recente versie vind
je altijd op Kennisbank: Personeelskringen – Introductiepagina (sharepoint.com) of op www.kbcart.be

Vragen kunnen ook steeds via deze kanalen gesteld worden.

Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert KBC Art via Kennisbank of andere
communicatiekanalen. Alhoewel KBC streeft om je telkens te informeren, vragen we je af en toe deze
privacyverklaring opnieuw te lezen om op de hoogte te blijven over de inhoud van de laatste versie van
de privacyverklaring. Na elke aanpassing wordt ook de versie-datum gewijzigd waarop de
privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische
Gegevensbeschermingsautoriteit

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
Email: contact(at)apd-gba.be

Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

2.1. Wettelijke basis

KBC Art mag als verwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens verwerken zonder
gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien:

een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen;
de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van de
personeelskringen, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de aangeslotenen
betekent;
voorafgaandelijk de aangesloten leden toestemming hiertoe hebben verleend.

2.2 Doel van verwerking

KBC Art verwerken alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen.
Concreet kan het gaan om:

het organiseren van (culturele) activiteiten (o.a. museum-, galerie-, atelierbezoeken),
voordrachten, vernissages van leden, workshops, groepstentoonstellingen etc. voor zijn leden
(inclusief onder meer communicatie, informatie, samenwerking met de personeelskringen KBC);
de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming.
het intern beheer en administratie wat betreft IT ondersteuning, business continuity, infrastructuur
management, boekhoudkundige verwerkingen, dossieropbouw, testen en het verbeteren van
processen en applicaties, archivering en het bijhouden van statistieken; de rechtsgrond voor de
verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang.
het beheer van de activa; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn
wettelijke verplichtingen.
voldoen aan de verplichtingen van de personeelskring KBC waaronder rapporterings- en
informatieverplichtingen aan KBC Global Services N.V. , alsook reageren op officiële vragen; de
rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens zijn wettelijke verplichtingen.
de belangen van KBC Art behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen
om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en
vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures. De rechtsgrond voor de verwerking van deze
gegevens is gerechtvaardigd belang.

2.3. Welke data worden verwerkt?

KBC Art verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke
soort gegevens het kan gaan:

identiteitsgegevens (zoals naam, adres- en contactgegevens). Bij voorafgaande individuele
toestemming kunnen ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt worden om aangesloten
leden te contacteren in het kader van de activiteiten van de personeelskring en in het bijzonder
voor informatiedoeleinden.
nationaliteit en geslacht;
individuele financiële informatie, zoals rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van
bepaalde voordelen verschaft door KBC Art;
gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement. Als je contact (telefonisch,
schriftelijk of via mail) hebt met een medewerker dan wordt dit in principe geregistreerd om een
verslag te hebben, als herinnering van vervolgtaken die de medewerker moet uitvoeren, voor
bewijsvoering en/of controletaken;
…

2.4. Gegevensverwerkingsverantwoordelijke

KBC Art treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals
bijvoorbeeld overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de werkgever(s) van de KBC-groep.

Deze instanties en ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige bewaring en beheer van
de betrokken informatie.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer ze relevant en passend zijn voor de hierboven
omschreven doelen. Om dit accuraat te kunnen doen, moeten wijzigingen zo snel mogelijk
doorgegeven worden zodat de gegevens up-to-date blijven. Om deze reden kan KBC Art deze
informatie opvragen.

Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging

3.1. Concrete maatregelen

Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te
behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen
ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of
beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technische mogelijkheden, de kosten van
implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met
de risico van verwerken.

3.2. Toegang tot persoonsgegevens

Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die
gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte
beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven

Bij de samenwerking met externe partijen kunnen bepaalde gegevens buiten de Europese Economische
Ruimte terecht komen. Als een van deze landen volgens de Europese Commissie geen voldoende hoog
beschermingsniveau biedt, dan vangt KBC Art dit op door een aangepaste overeenkomst ter
bescherming van de gegevens op te maken.

3.3. Termijn van bewaring

KBC Art houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen.

Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen,
tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure
langer moet worden bijgehouden.

Deel 4: Privacyrechten

De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten m.b.t. hun persoonlijke
persoonsgegevens :

Het recht om de verwerkte gegevens in te kijken. Dit kan via info@kbcart.be
Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit
geval heeft de betrokkene recht om de persoonsgegevens te laten verbeteren of vervolledigen.
Als er persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te
verwijderen, te beperken of om verzet aan te tekenen. Ook bij een volledig geautomatiseerd
proces zonder menselijke tussenkomst kan contact opgenomen worden om de tussenkomst van
een medewerker te vragen of het resultaat te betwisten. Indien toestemming is gegeven voor
een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden.
Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene zelf aan de KBC Art heeft verstrekt in
bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene
Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit
niet van toepassing is op alle persoonsgegevens.

Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via
info@kbcart.be.

Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller
geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden .

Indien deze privacyverklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact
opgenomen worden met de ‘Data Protection officer’ bij KBC via mail naar dataprotection@kbc.be

Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden
bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsauthoriteit
(www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) .

Deel 5: Contacteer KBC Art als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens bij
gegevenslekken.

Een gegevenslek wordt gedefinieerd als een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op
onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde versturen van
of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte
persoonsgegevens.

Gegevenslekken dien je als aangesloten lid onmiddellijk te melden aan info@kbcart.be
(Magda Jacobs) eveneens met dataprotection@kbc.be in cc. (dit is de mailbox van de Data ProtectionUnit van de dienst Groep Compliance)

Deze instanties bepalen dan samen welke dringende maatregelen zich opdringen.